Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO:

2. Rollen: Website-Besucher, Hoteliers, Hotelgäste

Foyer wird in zwei Rollen tätig. Für die Daten von Website-Besuchern und registrierten Hotel-Betreibern (Konto, Abrechnung, Support) ist Foyer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für Gästedaten, die ein Hotel über Foyer verarbeitet (Konversationen, Buchungen, Check-in-Daten), ist das jeweilige Hotel Verantwortlicher und Foyer Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Hotel-Betreiber schließen dazu mit Foyer einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab — anzufordern unter datenschutz@getfoyer.app.

3. Hosting und Infrastruktur (EU)

Foyer wird innerhalb der Europäischen Union betrieben. Kerndaten (Datenbank, Dateien, Backups) verlassen die EU nicht; einzelne Dienstleister mit Drittlandbezug sind in Abschnitt 5 ausgewiesen.

• Server: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — Standort der Maschine: Falkenstein, Deutschland.
• Datenbank: PostgreSQL auf demselben Server in Falkenstein, mit Row-Level Security pro Hotel (mandantengetrennte Daten auf Datenbank-Ebene).
• Backups: verschlüsselte Sicherungen auf einem zweiten Hetzner-Server in Nürnberg, Deutschland.
• TLS-Zertifikate: Let's Encrypt (ISRG); Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS).

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

4.1 Beim Aufruf der Website

Beim Besuch von getfoyer.app werden technisch notwendige Server-Logs erhoben (IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent, Referrer) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Sicherheit). Diese Logs werden nach maximal 14 Tagen gelöscht.

4.2 Reichweitenmessung (serverseitig, setzt keine Cookies)

Auf der öffentlichen Marketing-Seite getfoyer.app zählt Foyer die Aufrufe der einzelnen Seiten sowie einzelne Bedienschritte, die Du selbst auslöst (z. B. den Klick auf „Testen", das Öffnen einer Frage im FAQ oder das Abschicken der Registrierung). Verantwortlich ist Foyer (siehe Abschnitt 1); Zweck ist, die Reichweite der Seite zu kennen und sie zu verbessern; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Seitenaufrufe zählt unser eigener Server, wenn Dein Browser eine Seite lädt; die Bedienschritte meldet die Seite selbst an unseren Server, und zwar nur den Namen des Schritts, seine unten genannten Angaben und die Adresse der Seite, auf der Du gerade bist. Es werden keine Cookies gesetzt, kein Skript eines Dritten geladen und keine Geräteeigenschaften (etwa Bildschirmgröße oder Spracheinstellung) ausgelesen. Verwendet werden nur die Angaben, die Dein Browser bei jedem Seitenaufruf ohnehin übermittelt (IP-Adresse, Browser-Kennung und die Adresse der Seite, von der Du kommst). Bist Du bei Foyer angemeldet, sendet Dein Browser zusätzlich das Anmelde-Cookie mit (siehe Abschnitt 8); unser Server prüft allein, ob es vorhanden ist, und zählt dann weder den Seitenaufruf noch Bedienschritte — ausgenommen der Schritt „Anmeldung abgeschickt“, der erst nach der Anmeldung gemeldet wird. Den Inhalt des Cookies liest die Reichweitenmessung nicht, und sie speichert dazu nichts. Aus IP-Adresse, Browser-Kennung und einem zufälligen Tagesschlüssel wird im Moment des Aufrufs ein Hash gebildet; IP-Adresse und Browser-Kennung werden nicht gespeichert. Gespeichert werden nur dieser Hash, die aufgerufene Seite, Datum und Stunde, von der verweisenden Seite allein deren Domain (z. B. „google.com", nie die vollständige Adresse oder ein Suchbegriff) und bei einem Bedienschritt dessen Bezeichnung mit festen Angaben aus einer vorgegebenen Liste — z. B. an welcher Stelle der Seite der „Testen"-Knopf saß, die im Preisrechner gewählte Zimmerzahl (nur als Spanne, etwa „11–20"), der gewählte Tarif, die geöffnete FAQ-Frage oder der Grund einer fehlgeschlagenen Registrierung (etwa „E-Mail bereits vergeben"); nie Deine Eingaben selbst. Für jeden Tag wird ein neuer Tagesschlüssel erzeugt; der des Vortags wird spätestens beim ersten Aufruf des Folgetags gelöscht — ein Wiedererkennen über mehrere Tage ist damit nicht möglich, und der Hash unterscheidet sich von dem der Buchungsseiten (unten), sodass beide Zählungen nicht miteinander verknüpft werden können. Gezählt werden nur echte Seitenaufrufe — das Laden einer Seite, etwa beim Einstieg oder Neuladen; ein Wechsel zwischen Seiten innerhalb der Website, den der Browser ohne Neuladen ausführt, wird ebenso wenig gezählt wie Vorab-Ladevorgänge des Browsers und Aufrufe von Suchmaschinen- und Vorschau-Robotern. Die Einträge werden nach 400 Tagen gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe Abschnitt 7).

Auf der Buchungsseite eines Hauses und seinen Zimmerseiten werden die Aufrufe serverseitig gezählt, damit das Hotel die Reichweite seiner Direktbuchungsseite sieht (Zweck: Reichweitenmessung; Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verantwortlich ist dabei das jeweilige Hotel; Foyer verarbeitet die Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 2). Dieser Zähler setzt keine Cookies, lädt kein Skript und liest keine Informationen aus Deinem Endgerät aus; er verwendet nur die Angaben, die Dein Browser bei jedem Seitenaufruf ohnehin übermittelt (IP-Adresse und Browser-Kennung). Aus ihnen, dem Haus und einem zufälligen Tagesschlüssel wird im Moment des Aufrufs ein Hash gebildet; IP-Adresse und Browser-Kennung werden nicht gespeichert. Gespeichert werden nur der Hash, das Haus, die aufgerufene Seite (Buchungsseite oder Zimmerseite) sowie Datum und Zeitpunkt des Aufrufs. Für jeden Tag wird ein neuer Tagesschlüssel erzeugt; der des Vortags wird spätestens beim ersten Aufruf des Folgetags gelöscht — ein Wiedererkennen über mehrere Tage ist damit nicht möglich. Aufrufe von Suchmaschinen- und Vorschau-Robotern, Vorab-Ladevorgänge des Browsers und die Vorschau des Hauses selbst werden nicht gezählt. Die Zähl-Einträge werden nach 400 Tagen gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe Abschnitt 7).

4.3 Interaktive KI-Demo auf der Startseite

Fragen, die Du in die öffentliche KI-Demo eingibst, werden zur Beantwortung an Groq (USA, siehe Abschnitt 5) übermittelt. Bitte gib dort keine personenbezogenen Daten ein; die Eingaben werden nicht mit Deiner Person verknüpft und nicht dauerhaft gespeichert.

4.4 Kontaktformular, Erstgespräch und E-Mail

Schreibst Du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse, optional den Namen Deines Hotels und den Inhalt Deiner Nachricht, um Deine Anfrage zu beantworten. Forderst Du über die Seite Erstgespräch einen Rückruf an, verarbeiten wir Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse, den Namen Deines Hotels, Deine Telefonnummer, die Zahl seiner Zimmer und, falls angegeben, Dein bisheriges System, um Dich für ein Erstgespräch zu Foyer anzurufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Deine Anfrage auf einen Vertrag mit uns zielt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angaben aus den Formularen werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern über Brevo (siehe Abschnitt 5) als E-Mail an unser Postfach bei Hetzner zugestellt. Zum Schutz vor Missbrauch wird Deine IP-Adresse dabei nur kurzzeitig und ausschließlich als Hash im Arbeitsspeicher verwendet, um die Zahl der Anfragen je Stunde zu begrenzen; gespeichert wird sie nicht. Wir löschen Deine Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.5 Bei Registrierung und Nutzung des Dienstes

Beim Anlegen eines Kontos werden Name, E-Mail-Adresse, Hotel-Name und Anzahl der Zimmer erhoben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung). Während der Nutzung verarbeitet Foyer im Auftrag des Hotels Gäste-Konversationen aus den verbundenen Kanälen (E-Mail, WhatsApp, Buchungsplattformen, Telefon), Buchungs- und Aufenthaltsdaten sowie Aufgaben- und Abrechnungsdaten.

4.6 Verbesserung der automatischen Auswertung

Foyer liest aus Gästenachrichten automatisch Angaben aus (z. B. Rechnungsanschrift, Firmenname, Umsatzsteuer-ID, Kontaktdaten, Ankunftszeit). Hat ein Hotel dem zugestimmt (Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags), misst Foyer täglich, ob diese Angaben richtig erkannt wurden. Verpasste oder falsch erkannte Fälle speichert Foyer bis zu zwölf Monate als kurze Ausschnitte, in denen Namen, Adressen und Nummern durch Platzhalter ersetzt sind, und kann sie einem KI-Dienst (derzeit Anthropic, siehe Abschnitt 5) vorlegen, um Verbesserungen der Regeln vorschlagen zu lassen; der Dienst verwendet die Inhalte nicht zum Training. Insoweit ist Foyer selbst Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nachrichten mit Hinweisen auf Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit werden nicht gespeichert; Ausweis-, Melde- und Zahlungsdaten werden nicht verwendet. Du kannst dieser Verwendung jederzeit widersprechen (Abschnitt 7).

4.7 Digitaler Check-in, Ausweis-Fotos und Meldeschein

Nutzt ein Hotel den digitalen Check-in, können Gäste vor Anreise ein Foto ihres Ausweisdokuments hochladen; daraus werden per Texterkennung die Meldeschein-Felder vorausgefüllt. Seit dem 1. Januar 2025 besteht die besondere Meldepflicht für Beherbergungsstätten (§§ 29, 30 Bundesmeldegesetz) nur noch für ausländische Gäste; deren Meldescheine werden 12 Monate ab Anreise aufbewahrt und spätestens drei Monate danach gelöscht. In Kur- und Erholungsorten kann zur Erhebung von Gästebeiträgen eine weitergehende kommunale Meldepflicht bestehen. Diese Daten werden ausschließlich auf den EU-Servern (Abschnitt 3) gespeichert und sind nur für das jeweilige Hotel zugänglich. Das Auslesen der Ausweisdaten (aus der maschinenlesbaren Zone) und das Ausrichten der Fotos geschehen ausschließlich auf diesen Servern; im Check-in hochgeladene Ausweis-Fotos werden an keine KI-Dienste oder sonstigen Dritten übermittelt.

4.8 Telefon und Voice-Bot

Hotels mit aktivierter Telefon-Funktion können eingehende Anrufe durch einen KI-Voice-Bot beantworten lassen. Dabei werden Gesprächs-Transkripte und ggf. Audio-Aufzeichnungen verarbeitet, um Anfragen zu beantworten und Buchungen anzulegen. Verantwortlicher ist das jeweilige Hotel; die eingesetzten Dienstleister sind in Abschnitt 5 aufgeführt.

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Die folgenden Dienstleister verarbeiten Daten im Auftrag. Soweit Anbieter außerhalb der EU sitzen, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-US Data Privacy Framework). Eine Kopie der jeweiligen Garantien ist auf Anfrage unter datenschutz@getfoyer.app erhältlich:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting, Datenbank, Backups, E-Mail-Postfach.
• Brevo (Sendinblue SAS) (Frankreich, EU) — Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Login-Links, Gäste-Antworten per E-Mail, Zustellung von Kontaktanfragen).
• ActiveCampaign, LLC (Postmark) (USA) — Verarbeitung eingehender E-Mails (Inbound-Parsing) sowie Rest-Versand; Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Ltd., Irland; Verarbeitung durch Anthropic, PBC, USA) — KI-Antwortvorschläge und weitere KI-Funktionen, sofern sie für ein Hotel eingeschaltet sind; nur dann werden Inhalte übermittelt. Außerdem, nach Zustimmung des Hotels, pseudonymisierte Ausschnitte zur Verbesserung der automatischen Auswertung (siehe 4.6), ohne Verwendung zum Training. Die Verarbeitung erfolgt in den USA; Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland, EU) — Zahlungsabwicklung für Abonnements und Direkt-Buchungen (eigenes Stripe-Konto des Hotels). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten gemäß Stripe Datenschutzrichtlinie.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland; Übermittlung an Meta Platforms, Inc., USA möglich) — WhatsApp Business Cloud API für den WhatsApp-Kanal.
• Groq, Inc. (USA) — Umwandlung von WhatsApp-Sprachnachrichten in Text sowie die Antworten der KI-Demo auf der Startseite (übermittelt wird nur die dort eingegebene Frage). Bis zum 13. Oktober 2026 liefen auch Übersetzung, Antwortentwürfe und Mängel-Zusammenfassung, bis zum 14. Oktober 2026 die Texterkennung gescannter Dokumente (siehe Mistral AI) über Groq. Groq speichert diese Inhalte nicht und verwendet sie nicht zum Training. Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Mistral AI SAS (Frankreich, EU) — seit dem 13. Oktober 2026: Übersetzung von Gästenachrichten und Antworten, wenn das Hotel-Personal sie im Postfach übersetzen lässt; Entwürfe für Antworten auf Gästebewertungen, wenn das Hotel einen anfordert (übermittelt werden Note, öffentlicher Bewertungstext und Vorname, nicht die nur an das Hotel gerichtete Rückmeldung); eine Zusammenfassung der in Bewertungen genannten Mängel je Zimmer, wenn das Hotel sie anfordert (übermittelt werden die Bewertungstexte einschließlich der nur an das Hotel gerichteten Rückmeldung, ohne Namen und Datum). Seit dem 14. Oktober 2026 außerdem die Texterkennung gescannter Dokumente, die Gäste schicken, wenn die Erkennung auf den eigenen Servern keinen lesbaren Text liefert (übermittelt werden die Seitenbilder). Ebenfalls seit dem 14. Oktober 2026, nur für Hotels, bei denen sie eingeschaltet ist: eine nächtliche Auswertung von Gästefragen, die Foyer nicht automatisch beantworten konnte, um dem Hotel Antwortvorlagen vorzuschlagen (übermittelt werden die Nachrichtentexte und die Antworten des Hotels, ohne Namen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Buchungsnummern; das Hotel entscheidet über jeden Vorschlag selbst). Seit dem 20. Oktober 2026, ebenfalls nur für Hotels, bei denen sie eingeschaltet ist: die Prüfung, ob eine eingehende Gästenachricht ein kurz zuvor gemeldetes Problem (Zugang oder Beschwerde) für erledigt erklärt (übermittelt werden die neue Nachricht und höchstens fünf zugehörige Problem-Nachrichten desselben Gesprächs, ohne Namen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Buchungsnummern; zurück kommt nur, ob und welches Problem erledigt ist, und das Hotel kann es wieder öffnen). Seit dem 21. Oktober 2026 außerdem Antworten auf Gastfragen aus den Hausinformationen (nur freigeschaltete Häuser), wenn Foyer keine passende Antwortvorlage findet (übermittelt werden die Gastnachricht, der bisherige Gesprächsverlauf, die Hausinformationen des Hotels sowie Zimmer und Reisedaten der Buchung; das Hotel entscheidet, ob Antworten nur als Entwurf erscheinen oder sichere Auskünfte selbst gesendet werden). Seit dem 25. Oktober 2026 außerdem die Einordnung eingehender Gastnachrichten (Thema, Dringlichkeit), nur für Hotels, bei denen sie eingeschaltet ist (übermittelt werden der Nachrichtentext, höchstens 1.500 Zeichen, sowie Aufenthaltsphase und Ortszeit; zurück kommen nur Thema, Dringlichkeit und eine Einschätzung, ob das Hotel handeln muss; das Hotel entscheidet, ob daraus eine Benachrichtigung entsteht). Seit dem 30. Oktober 2026, nur für Hotels, bei denen sie eingeschaltet ist, außerdem das Lesen von Rechnungsangaben (Firma, Anschrift, Steuernummer) aus Gästenachrichten, wenn Foyer sie nicht selbst erkennt (übermittelt wird der Nachrichtentext, höchstens 2.000 Zeichen, ohne Maskierung, weil Name und Anschrift der Inhalt sind; zurück kommen nur Angaben, die wörtlich im Text stehen, und das Hotel prüft sie, bevor daraus Rechnungsangaben werden). Mistral verwendet diese Inhalte nicht zum Training. Die Verarbeitung erfolgt in der EU.
• Twilio Ireland Ltd. (Irland; Verarbeitung durch Twilio Inc., USA) — SMS-Versand (z. B. Personal-Logins, Türcodes). Die Nachrichten werden in den USA verarbeitet; Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Google Ireland Limited (Irland; Übermittlung an Google LLC, USA möglich) — Kartendarstellung (Google Maps) auf den Zimmerseiten der Buchungsseiten und bei geteilten Standorten im Postfach sowie Videos (YouTube) im Anreiseguide, sofern das Haus dort ein YouTube-Video hinterlegt hat. Karte und Video werden erst geladen, wenn sie angeklickt werden; vorher besteht keine Verbindung zu Google. Das Video wird über youtube-nocookie.com (erweiterter Datenschutzmodus) eingebettet; beim Öffnen des Videos (es startet sofort) erhält Google u. a. die IP-Adresse und kann Cookies bzw. lokalen Speicher setzen.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) — technisches Fehler-Monitoring; personenbezogene Inhalte werden vor Übermittlung automatisiert entfernt (PII-Redaction).

Nur bei entsprechend aktivierten Funktionen des jeweiligen Hotels kommen hinzu:

• OpenAI, LLC bzw. Voyage AI, Inc. (USA) — optionale semantische FAQ-Erkennung (Text-Embeddings), nur wenn vom Hotel aktiviert.
• Vapi, Inc. (USA) — KI-Voice-Bot für Telefonie (siehe 4.8), nur im Tarif mit aktivierter Telefon-KI.
• Beds24 GmbH (Berlin, Deutschland) — Channel-Manager: Abgleich von Buchungen, Verfügbarkeiten und Gästenachrichten mit Buchungsplattformen (z. B. Airbnb, Booking.com), sofern vom Hotel verbunden.
• Nuki Home Solutions GmbH (Österreich, EU) — Smart-Lock-Anbindung für Türcodes.
• Weitere Smart-Lock-Anbieter (Tedee, Polen, EU) — nur, wenn ein Hotel ein Schloss dieses Anbieters mit Foyer verbindet; übermittelt werden die für Türcodes nötigen Angaben (Name des Codes, Gültigkeitszeitraum).
• Kamera-/Türklingel-Anbieter (z. B. Ring/Amazon, USA) — nur, wenn ein Hotel eigene Kameras mit Foyer verbindet; Verantwortlicher für die Videoüberwachung ist ausschließlich das Hotel als Betreiber.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt — typischerweise mit Beendigung des Vertrags. Server-Logs werden nach 14 Tagen gelöscht, die Einträge der Reichweitenmessung (Marketing-Seite und Buchungsseiten, siehe 4.2) nach 400 Tagen, Ausweis-/Meldescheindaten nach den Fristen des § 30 BMG. Technische Protokolle mit Gastdaten löschen wir automatisch: Buchungsmeldungen der Channel-Manager 180 Tage nach der Abreise (die erste und die jüngste Meldung je Buchung bleiben als Buchungsnachweis erhalten), Webhook- und Kanal-Protokolle nach 90 Tagen (ausgenommen der Nachweis, welche Buchungen an die Hotelsoftware übermittelt wurden), Stripe-Ereignisse zu Gastzahlungen nach 30 Tagen; deren Inhalt wird schon nach der Verarbeitung geleert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO für Rechnungsdaten) bleiben unberührt.

Endet der Nutzungsvertrag eines Hotels — die Testphase läuft ohne Abo ab, oder ein Abo ist gekündigt bzw. nicht bezahlt —, löschen wir die Gastdaten, die wir im Auftrag des Hotels verarbeiten, 30 Tage nach Vertragsende (Auftragsverarbeitungsvertrag § 8). Das Konto des Hotels — Benutzer mit Name und E-Mail-Adresse, Hoteldaten, Zimmer, Preise, Einstellungen und Regeln — löschen wir ein Jahr nach Vertragsende; bis dahin kann das Hotel ohne Neueinrichtung zurückkehren (berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beide Löschungen kündigen wir den Inhabern 30 und 7 Tage vorher per E-Mail an.

7. Deine Rechte

Dir stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Betrifft Deine Anfrage Gästedaten eines Hotels, richte sie bitte zusätzlich an das jeweilige Hotel als Verantwortlichen — Foyer unterstützt das Hotel bei der Beantwortung.

8. Cookies und Tracking

Die öffentliche Marketing-Seite und die Buchungsseiten setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies; die Reichweitenmessung setzt keine Cookies (siehe 4.2). Im eingeloggten Bereich werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Kontakt zum Datenschutz

Anfragen zum Datenschutz richte bitte an: datenschutz@getfoyer.app.